Gdy firma sprzątająca urośnie ponad kilku klientów, Excel i zeszyt zaczynają kosztować więcej czasu, niż oszczędzają. Wtedy pojawia się pytanie, jaki program do zarządzania firmą sprzątającą wybrać. Ten poradnik pokazuje, na co realnie zwrócić uwagę, żeby nie przepłacić za funkcje, których nie użyjesz.
Kiedy Excel przestaje wystarczać
Znaki, że pora na program:
- gubisz godziny pracowników i rozliczenia na koniec miesiąca się nie zgadzają
- mylisz terminy albo dwie ekipy trafiają w to samo miejsce
- klient nie dostaje potwierdzenia i dzwoni „gdzie jesteście"
- faktury i płatności rozjeżdżają się po kilku plikach
Jeśli kiwasz głową przy trzech z czterech, program się zwróci.
Na co patrzeć przy wyborze
Dobry program dla firmy sprzątającej powinien ogarniać całość, nie jeden wycinek:
- grafik ekip z widokiem kalendarza i ostrzeganiem o konfliktach
- zlecenia cykliczne ustawiane raz, generowane automatycznie
- rejestracja czasu pracy w telefonie pracownika, żeby godziny powstawały w momencie pracy, nie z pamięci
- rozliczenia i lista płac z eksportem dla księgowej
- faktury: własne albo integracja z programem księgowym
- portal i powiadomienia dla klienta (potwierdzenia, przypomnienia SMS)
- aplikacja mobilna dla ekipy w terenie
Więcej o dwóch kluczowych obszarach jest w poradnikach o grafiku i rozliczaniu godzin.
Polskie realia
Program zrobiony za granicą i przetłumaczony rzadko ogarnia polskie faktury, KSeF, ryczałt czy integracje z Fakturownią, inFaktem albo iFirmą. Jeśli działasz w Polsce, sprawdź, czy narzędzie zna nasze przepisy, zanim się przywiążesz. O samych fakturach jest osobny poradnik jak wystawić fakturę za usługi sprzątania.
Czego nie przepłacać
Nie kupuj kombajnu z funkcjami, których nie użyjesz. Na start liczy się grafik, czas pracy i klienci w jednym miejscu. Zaawansowane raporty czy marketplace docenisz później, ale nie powinny być powodem, dla którego przepłacasz teraz.
Ile to kosztuje
Sensowny program to koszt rzędu kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie, zależnie od liczby pracowników i funkcji. Policz to prosto: jeśli program oszczędza Ci kilka godzin biurokracji w tygodniu i pilnuje, żeby żadna faktura nie zginęła, zwraca się szybko. Większość narzędzi daje okres próbny, więc przetestuj na realnej pracy, zanim zapłacisz. Ceny dziewięciu konkretnych programów, przeliczone dla firmy z 8 i z 20 osobami, są w porównaniu programów dla firm sprzątających.
Podsumowanie
Wybieraj program, który trzyma grafik, czas pracy, klientów i faktury w jednym, spójnym miejscu, zna polskie realia i ma sensowną aplikację mobilną dla ekipy. Reszta to dodatki. Najlepiej przetestuj kilka na darmowym okresie i zostań przy tym, w którym po tygodniu czujesz, że mniej rzeczy Ci ucieka.
Mopka to program dla firm sprzątających zbudowany dokładnie pod te realia. Załóż konto za darmo i sprawdź na własnej firmie przez 14 dni, bez karty.