Faktura za sprzątanie nie różni się specjalnie od każdej innej faktury za usługę, ale w praktyce właśnie na niej najczęściej robią się błędy: zła stawka VAT, brak terminu płatności, faktura wystawiona za późno albo wcale. Ten poradnik pokazuje, co musi zawierać faktura za usługi sprzątania i jak ją wystawiać, żeby nie tracić czasu ani pieniędzy.
Co musi zawierać faktura
Niezależnie od tego, czy wystawiasz ją ręcznie, w programie księgowym czy w aplikacji, faktura za usługi sprzątania musi mieć:
- numer (kolejny, ciągły, bez przerw w numeracji)
- datę wystawienia i datę sprzedaży (wykonania usługi)
- Twoje dane (nazwa, adres, NIP)
- dane nabywcy (przy firmie z NIP, przy osobie prywatnej imię, nazwisko i adres)
- nazwę usługi (np. „Sprzątanie biura, ul. Przykładowa 1, październik 2025")
- ilość, cenę jednostkową, wartość netto, stawkę i kwotę VAT, wartość brutto
- termin i formę płatności
Jeśli czegoś z tej listy brakuje, faktura jest wadliwa i księgowa odeśle Ci ją do poprawki.
VAT czy bez VAT
To zależy od Twojej sytuacji podatkowej:
- jeśli jesteś zwolniony z VAT (np. nie przekroczyłeś limitu obrotu 200 tys. zł), wystawiasz fakturę bez VAT z adnotacją o podstawie zwolnienia
- jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, doliczasz VAT 23 procent do usług sprzątania
Stawka 23 procent jest standardem dla usług sprzątania. Wyjątki bywają, ale to rzadkość, więc upewnij się z księgową, zanim zastosujesz inną stawkę.
Komu wystawiasz, B2C czy B2B
Klient prywatny (B2C) zwykle nie potrzebuje faktury, wystarczy paragon albo rachunek. Ale jeśli poprosi o fakturę, masz obowiązek ją wystawić. Idzie na imię, nazwisko i adres, bez NIP.
Firma (B2B) prawie zawsze chce fakturę, bo wrzuca ją w koszty. Idzie na nazwę firmy i NIP. Tu warto ustalić termin płatności, bo firmy płacą przelewem z opóźnieniem.
Kiedy wystawić
Fakturę wystawiasz najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonałeś usługę. W praktyce lepiej robić to od razu po zleceniu albo zbiorczo na koniec miesiąca, zanim zapomnisz.
Przy stałych klientach z kilkoma sprzątaniami w tygodniu wygodniej jest wystawić jedną fakturę zbiorczą na koniec miesiąca, z pozycjami za każde zlecenie, niż dwadzieścia osobnych.
Najczęstsze błędy
Przerwa w numeracji. Numery faktur muszą być ciągłe. Skasowanie jednej w środku robi dziurę, której nie lubi urząd skarbowy.
Brak terminu płatności. Bez terminu nie wiesz, kiedy ścigać dłużnika, a klient nie ma żadnego deadline'u.
Faktura z pamięci. Wystawiona po dwóch tygodniach, z błędną datą sprzedaży albo zaniżoną kwotą, bo nie pamiętałeś, ile było zleceń.
Jak robi to Mopka
Mopka jako narzędzie nie zastępuje programu księgowego, ale daje Ci dwie wygodne drogi.
Możesz podpiąć fakturę PDF z dowolnego programu do konkretnego zlecenia. Każde zlecenie ma swoje miejsce na dokument i status płatności, więc widzisz, kto zapłacił, a kto nie, bez osobnego Excela.
Albo zintegrować się z Fakturownią, inFaktem lub iFirmą (w planie Pro). Wtedy fakturę wystawiasz w swoim systemie księgowym jednym kliknięciem z poziomu zlecenia, a Mopka zapamiętuje numer, kwotę i pilnuje płatności. KSeF jest obsługiwany po stronie tych integracji.
Tak czy inaczej, listę nieopłaconych faktur masz w jednym miejscu i wiesz, komu przypomnieć.
Jeśli chcesz przestać gubić faktury między zleceniami a Excelem, załóż konto w Mopce i przetestuj przez 14 dni za darmo.