Mopka wysyła maile przy wielu okazjach: do klientów, do ekipy i do Ciebie. Wiadomości do klientów i pracowników włączasz osobno, a ich treść możesz zmienić.
Maile do klienta
Włączasz je w Ustawienia → Email, w sekcji Powiadomienia Email:
- Potwierdzenie wizyty: po utworzeniu zlecenia,
- Przypomnienie dzień przed (o 10:00) i Przypomnienie 1h,
- Rozpoczęcie zlecenia, Zakończenie zlecenia i Anulowanie zlecenia,
- Wysłanie faktury: z fakturą, gdy klikniesz Wyślij przy fakturze,
- Automatyczne przypomnienia o płatności: 3, 7 i 14 dni po terminie zaległej faktury.
Na nowym koncie wszystkie są wyłączone. Maile o wizytach dostają klienci, którzy mają zgodę na e-maile (klient dodany ręcznie ma ją od razu).
Jeśli portal klienta jest włączony, Mopka dodaje do maili o zleceniach przycisk do portalu. Link do logowania w portalu, zaproszenie do portalu i prośbę o zgodę klient dostaje niezależnie od tych przełączników.
Maile do pracowników
- Przypisanie pracownika do zlecenia,
- Zmiana w zleceniu (do pracownika): gdy zmienisz termin, godzinę albo adres,
- Zdjęcie ze zlecenia (do pracownika): także gdy całe zlecenie zostanie anulowane,
- Przypomnienie dzień przed dla pracownika o 10:00.
Zaproszenie do zespołu i link do zmiany hasła pracownik dostaje zawsze.
Maile do Ciebie
- Podsumowanie tygodniowe dla właściciela i managerów (włączasz je w Ustawienia → Email),
- prośby od klientów złożone w portalu,
- przypomnienie, gdy ktoś z zaplanowanymi zleceniami wciąż nie przyjął zaproszenia do zespołu,
- maile o subskrypcji: koniec okresu próbnego, nieudana płatność, kończąca się przedpłata,
- potwierdzenia ważnych zmian na koncie, np. wyłączenia weryfikacji dwuetapowej albo gotowego eksportu danych.
Treść maili
Treść zmienisz w Email → Szablony. Szablony systemowe mają temat i treść ze zmiennymi, np. imieniem klienta i datą wizyty. Efekt zobaczysz w Podglądzie, a Przywróć domyślny cofa zmiany. Tam też utworzysz własne szablony, np. do wiadomości wysyłanych klientom z Email → Wyślij (plany Starter i Pro).
Logo i nadawca
Maile do klientów mają logo Twojej firmy z Ustawienia → Wygląd (plany Starter i Pro).
Domyślnie maile wychodzą z adresu Mopki, ale z nazwą nadawcy, którą wpiszesz w Ustawienia → Email (Konfiguracja nadawcy). Odpowiedzi klientów trafią wtedy na adres z tego samego miejsca.
Możesz też podłączyć Własny serwer SMTP: maile pójdą z Twojego adresu, a miesięczny limit Mopki przestanie obowiązywać. Mopka zacznie używać Twojego serwera dopiero po udanym sprawdzeniu połączenia.
Limit maili
Bez własnego serwera SMTP firma może wysłać do 500 maili miesięcznie. Zużycie widzisz w Ustawienia → Email (Zużycie Email), a licznik odnawia się 1. dnia miesiąca. Maile systemowe, np. zaproszenia czy reset hasła, się nie liczą.
Gdy mail nie dochodzi
W Email → Historia widzisz każdy wysłany mail: do kogo, kiedy, jakiego typu i z jakim statusem. Status pokazuje też, czy serwer odbiorcy odrzucił wiadomość albo czy odbiorca oznaczył ją jako spam.
Najczęstsze przyczyny to literówka w adresie klienta, wiadomość w spamie albo pełna skrzynka. Gdy mail zostanie odrzucony, sprawdź adres na karcie klienta.