Od klienta zaczyna się wszystko w Mopce: zlecenia, faktury i przypomnienia. Raz porządnie wpisany oszczędza potem sporo poprawiania.
Typ klienta
Wejdź w Klienci → Dodaj klienta i wybierz Typ klienta:
- Osoba fizyczna: ktoś prywatnie, np. mieszkanie, dom albo mycie okien po remoncie.
- Firma: działalność, spółka, wspólnota albo fundacja. Zwykle stałe zlecenia w biurach i lokalach.
Jeśli się pomylisz, typ zmienisz później w edycji klienta.
Osoba fizyczna
Wystarczy imię i nazwisko. Warto od razu dodać e-mail, na który pójdą potwierdzenia, przypomnienia i faktury, oraz telefon do SMS-ów i do kontaktu dla ekipy.
Adres, pod którym sprzątasz, dodajesz potem na karcie klienta jako lokalizację. Opisuję to w artykule Dodawanie wielu lokalizacji do jednego klienta.
Firma
Wpisz nazwę firmy i NIP. Mopka nie pobiera danych z rejestrów, więc nazwę przepisz dokładnie tak, jak ma być na fakturze.
Przy firmie przydają się dodatkowe osoby:
- Osoba kontaktowa: ktoś, z kim umawiasz sprzątania, np. office manager, z imieniem, stanowiskiem, e-mailem i telefonem.
- Osoba decyzyjna: np. prezes, jeśli to ktoś inny niż osoba kontaktowa.
Klient z innego kraju? W polu NIP wpisz jego numer VAT UE. Czy faktura ma być z odwrotnym obciążeniem, ustal z księgową.
Przy każdym kliencie możesz też dodać Dodatkowy kontakt: telefon do bliskiej osoby na wypadek, gdyby klient nie odbierał.
Rozliczenie
W sekcji Rozliczenie ustawiasz, jak klient płaci: Typ rozliczenia (Za wizytę, Godzinowo albo Abonament miesięczny), Stawkę domyślną brutto albo netto i Termin płatności (dni). Typ i stawka wypełnią się same w nowych zleceniach tego klienta, a termin płatności na fakturach. Szczegóły opisuję w artykule Ustawienia klienta.
Notatki, tagi i historia kontaktu
Pole Notatki służy do ogólnych uwag o kliencie, np. „Płaci zwykle z tygodniowym opóźnieniem”. Widzi je biuro, pracownicy w aplikacji go nie widzą.
Tagi to Twoje własne etykiety, np. „biuro”, „Airbnb” albo „VIP”. Wpisujesz je w formularzu, zatwierdzasz Enterem, a potem filtrujesz po nich listę klientów.
Rozmowy i ustalenia zapisuj na karcie klienta w zakładce Historia kontaktu, z datą i kanałem (telefon, e-mail, spotkanie). Za miesiąc będziesz wiedzieć, na czym stanęło.
Ktoś dopiero pyta o ofertę
Zapisz go przyciskiem Dodaj zapytanie na liście klientów. Trafi do grupy Potencjalni i nie będzie się mieszać z klientami, dla których już sprzątasz. Pierwsze zaplanowane zlecenie albo faktura zmieni jego status na Współpracujemy.
Edycja i klienci nieaktywni
Dane klienta zmienisz w każdej chwili w jego edycji.
Jeśli klient zrezygnował, nie kasuj go. Na karcie klienta w sekcji Status kliknij Oznacz jako nieaktywnego. Klient zniknie z listy i z wyboru przy nowych zleceniach, fakturach i wycenach, a jego harmonogramy cykliczne się wyłączą. Historia zleceń, faktur i płatności zostaje. Nieaktywnych znajdziesz na liście klientów po wybraniu filtra Nieaktywni, a przycisk Przywróć klienta na karcie odwraca zmianę.
Klienta bez żadnych zleceń, faktur i wycen możesz usunąć na stałe.
Częste sytuacje
Klient ma firmę i sprząta u Ciebie też prywatnie. Załóż dwóch klientów: firmę i osobę fizyczną. Każdy dostanie faktury ze swoimi danymi.
Gospodarz kilku mieszkań na wynajem. Jeden klient z kilkoma lokalizacjami, po jednej na każde mieszkanie.