Większość pracy w firmie sprzątającej to stałe zlecenia: biura, wspólnoty, mieszkania na wynajem. W Mopce ustawiasz serię raz, a kolejne wizyty same pojawiają się w kalendarzu.
Jak utworzyć serię
Serię tworzysz w zwykłym formularzu zlecenia (Zlecenia → Nowe zlecenie). Wypełnij klienta, adres, godziny, załogę, rozliczenie, checklistę i notatki tak jak przy jednorazowym zleceniu, a potem zaznacz Powtarzaj i wybierz:
- Częstotliwość: Codziennie, Co tydzień, Co 2 tygodnie albo Co miesiąc.
- Dni tygodnia albo Dzień miesiąca. Przy serii co tydzień możesz zaznaczyć kilka dni, np. poniedziałek i czwartek.
- Powtarzaj do (opcjonalnie): data końca. Puste pole oznacza serię bez końca.
Pierwsza wizyta wypada w dniu wybranym w polu Data. Gotowe zlecenie zamienisz w serię w jego szczegółach przez Ustaw jako cykliczne.
Seria zapisuje klienta, termin, załogę, rozliczenie, checklistę i notatki. Usługi dodatkowe, umiejętności, dojazd i wymagania zdjęć ustawiasz na pojedynczej wizycie.
Co dzieje się po zapisaniu
Mopka od razu tworzy wizyty na 12 miesięcy do przodu albo do daty z pola Powtarzaj do, jeśli jest bliżej. Każdej nocy dopisuje kolejne, żeby kalendarz zawsze sięgał rok w przód.
Klient nie dostaje potwierdzenia każdej wizyty z serii. Przypomnienie dzień przed wizytą działa tak samo jak przy zwykłym zleceniu, jeśli je włączysz.
Wszystkie serie znajdziesz w Kalendarz → Cykliczne. Wyszukasz je po tytule, kliencie i adresie, a filtrować możesz po pracowniku i dniu tygodnia. W szczegółach serii są jej Nadchodzące zlecenia.
Zmiana jednej wizyty albo całej serii
Klient prosi o przesunięcie jednego sprzątania? Otwórz tę wizytę i zmień termin. Mopka zapyta, czego dotyczy zmiana:
- Tylko to zlecenie: zmieniasz jedną wizytę, reszta serii zostaje.
- To i przyszłe zlecenia: zmiana obejmie tę wizytę i wszystkie kolejne.
Gdy przeciągniesz wizytę serii w kalendarzu na inny dzień, zmieni się tylko ta jedna. Ustawienia całej serii zmienisz w jej szczegółach przez Edytuj harmonogram.
Checklista serii
Seria może mieć własną listę zadań (Lista tej serii), oddzielną od szablonu. Przy każdym zadaniu ustawiasz, jak często ma się pojawiać: przy każdej wizycie, co tydzień w wybrany dzień, raz w miesiącu (np. w ostatni czwartek), co kwartał albo tylko w sezonie. Podgląd pokazuje, które zadania trafią na najbliższe wizyty. Zmiana listy obejmuje nadchodzące, nierozpoczęte wizyty serii.
Przerwa i zakończenie
Klient robi przerwę, np. wyjeżdża na dwa miesiące? Otwórz serię i kliknij Dezaktywuj. Mopka anuluje zaplanowane wizyty od jutra i nie tworzy nowych. Gdy klient wraca, kliknij Aktywuj: wizyty, których termin jeszcze nie minął, wrócą do kalendarza, a Mopka dopisze następne. Daty powrotu nie ustawisz z góry, więc zapisz ją sobie, np. w notatkach serii.
Seria z datą końca po jej minięciu ma status Zakończony. Żeby ją wznowić, przesuń datę w polu Powtarzaj do albo ją wyczyść.
Gdy oznaczysz klienta jako nieaktywnego, jego serie też się wyłączą.
Usuń kasuje serię razem z przyszłymi wizytami. Zostają wizyty wykonane, rozpoczęte oraz te z zapisanymi godzinami albo zdjęciami.
Częste sytuacje
Pierwsza wizyta ma być za tydzień. Ustaw tę datę w polu Data. Seria nie musi zaczynać się dzisiaj.
Klient chce jedną fakturę za cały miesiąc. Wejdź w Faktury → Do rozliczenia, zaznacz wizyty i wystaw jedną fakturę. Przy stałej kwocie miesięcznej ustaw klientowi rozliczenie Abonament miesięczny.
Pracownik idzie na urlop. Gdy zatwierdzisz jego nieobecność, Mopka nie pozwoli przypisać go do wizyt w tym czasie. Otwórz te wizyty i zmień załogę z opcją Tylko to zlecenie.