Pojedyncze zlecenie to jedna wizyta u klienta. Tworzysz je, gdy klient prosi o coś jednorazowego, np. sprzątanie po remoncie, albo gdy chcesz potem zamienić je w serię. Zajmuje to minutę.
Skąd dodać zlecenie
- Zlecenia → Nowe zlecenie otwiera pełny formularz.
- Przycisk Szybkie zlecenie na górnym pasku otwiera krótki formularz z najważniejszymi polami. Resztę dodasz przez Więcej opcji albo Pełny formularz.
- Na Dashboardzie jest przycisk Nowe zlecenie w szybkich akcjach.
Pola wymagane
- Klient: wybierz z listy. Nowego dodasz bez wychodzenia z formularza przyciskiem Dodaj nowego klienta.
- Lokalizacja: adres klienta. Nowy dodasz przyciskiem Dodaj lokalizację.
- Data i Godzina rozpoczęcia.
Warto uzupełnić
- Godzina zakończenia: z niej Mopka liczy czas trwania i sprawdza kolizje w grafiku.
- Tytuł (opcjonalnie): widać go w kalendarzu i na liście zleceń, np. „Klatki schodowe”.
- Rodzaj usługi i Usługi dodatkowe, np. mycie okien za dopłatą.
- Rozliczenie: typ i cena. Jeśli są ustawione u klienta, wpiszą się same.
- Notatki dla pracownika: klucze, alarm, kod do bramy.
- Notatki dla klienta: klient widzi je w portalu, pracownik też.
- Notatki wewnętrzne (tylko dla zarządu): widzi je tylko biuro.
- Szablon checklisty: lista zadań do odhaczenia na miejscu. Więcej w artykule Przypisywanie checklisty do zlecenia.
- Wymagania fotograficzne: ile zdjęć „przed” i „po” trzeba zrobić, żeby zamknąć zlecenie.
Załoga
W sekcji Załoga dodajesz osoby przyciskiem Dodaj pracownika do załogi:
- Jedna osoba: najczęstszy przypadek.
- Kilka osób, np. dwie na duże biuro. Pierwsza na liście ma oznaczenie PROWADZĄCY, a kafelek zlecenia w kalendarzu dostaje jej kolor. Każda osoba może mieć swoją Stawkę na to zlecenie (zł/h), Rolę / obszar (np. „łazienki”) i Checklistę dla tej osoby.
- Bez przypisania: zostaw załogę pustą i przypisz kogoś później, np. w Kalendarz → Dispatch Board.
W planach Starter i Pro Mopka podpowiada w tej sekcji, kogo przypisać: patrzy na dostępność, umiejętności, obciążenie, miasto i to, czy ktoś był już u tego klienta.
Jeśli ktoś z załogi ma w tym czasie inne zlecenie, Mopka domyślnie nie pozwoli go przypisać. Możesz to zmienić w Ustawienia → Firma przełącznikiem Pozwalaj na nakładające się zlecenia. Wtedy zobaczysz ostrzeżenie i sam zdecydujesz. Szczegóły w artykule Konflikty w grafiku.
Powiadomienia po utworzeniu
Po zapisaniu zlecenia przypisani pracownicy dostają powiadomienie w aplikacji, a jeśli to włączysz, także SMS albo maila. Klient może dostać potwierdzenie wizyty, a dzień przed nią o 10:00 przypomnienie. Te wiadomości włączasz w Ustawienia → SMS i Ustawienia → Email.
Cykliczne zamiast jednorazowego
Jeśli wizyta ma się powtarzać, zaznacz w formularzu Powtarzaj i wybierz częstotliwość. Gotowe zlecenie zamienisz w serię w jego szczegółach przez Ustaw jako cykliczne. Opisuję to w artykule Zlecenia cykliczne.
Edycja
Zlecenie edytujesz, dopóki nie jest zakończone. Otworzysz je z kalendarza albo z listy zleceń. Gdy zmienisz termin, godzinę albo adres, przypisani pracownicy dostaną SMS albo maila, jeśli masz włączoną wiadomość Zmiana w zleceniu (do pracownika). Klient nie dostaje automatycznej wiadomości o zmianie terminu, więc daj mu znać sam.
Podobne zlecenie utworzysz szybko z menu zlecenia przez Powtórz zlecenie.
Anulowanie
W szczegółach zlecenia wybierz Anuluj zlecenie. Przypisani pracownicy dostaną powiadomienie, a klient wiadomość o anulowaniu, jeśli ją włączysz. Anulowane zlecenia zostają w historii, ale nie liczą się do przychodów.
Jeśli zlecenie należy do serii, anulujesz tylko tę jedną wizytę. Reszta serii zostaje.